- La discusión sobre la presunción de realización de horas extraordinarias cuando no existe un registro de jornada fiable ha cobrado protagonismo en los últimos tiempos
La discusión sobre la presunción de realización de horas extraordinarias cuando no existe un registro de jornada fiable ha cobrado protagonismo en los últimos tiempos. El marco legal español impone a la empresa la obligación de llevar un registro diario que incluya el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada, estableciendo expresamente el deber de registrar día a día la jornada de cada persona trabajadora a efectos del cómputo de horas extraordinarias.
A pesar de ello, no existe ninguna norma específica sobre los efectos probatorios del registro de jornada o sobre los efectos sobre la distribución de la carga de la prueba de la ausencia del mismo.
Obligación de registrar la jornada: contenido esencial
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, las empresas deben garantizar el registro diario de jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.
A través de la negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de las personas trabajadoras en la empresa, se debe organizar y documentar el registro de jornada en cada compañía.
Asimismo, la empresa tiene la obligación de conservar los registros durante cuatro años y han de permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Adicionalmente, el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores exige el registro diario de cada persona trabajadora a efectos del cómputo de horas extraordinarias.
Obligación de mínimos y autorregulación
A pesar de la existencia de la obligación de registrar jornada, la norma citada en el punto anterior es un precepto de mínimos. Es decir, no establece una modalidad específica o predeterminada para el registro diario de la jornada, limitándose a señalar que se debe llevar a cabo día a día e incluir el momento de inicio y finalización de la jornada. Para ello, y sobre el resto de los elementos configuradores del registro de jornada, llama a la autorregulación, mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores
Del mínimo legal al estándar de objetividad y fiabilidad
El mínimo de anotar inicio y fin opera como umbral normativo, pero no agota el estándar de calidad probatoria que hoy exigen los tribunales españoles. Para que el registro de jornada cumpla su finalidad, de acuerdo con la jurisprudencia española (entre otras, sentencia del Tribunal Supremo de 18 de enero de 2023) ha de ser objetivo y fiable. Ello implica que la empresa disponga de reglas internas claras sobre qué se considera tiempo de trabajo, que dichas reglas sean conocidas por la plantilla y que existan pautas operativas para registrar pausas e incidencias y para su corrección y validación.
A pesar de todo lo expuesto, siguen existiendo empresas que no cuentan con un sistema de registro de jornada fiable —o que directamente carecen de él—, lo que plantea un debate relevante en torno a la acreditación y realización de horas extraordinarias.
La ausencia de registro y horas extraordinarias: una controversia real
Hasta fechas recientes, la práctica judicial no ofrecía una línea dominante cuando el registro de jornada faltaba o era insuficiente a los efectos de presumir la realización de horas extraordinarias.
Parte de la doctrina judicial, de la que es exponente la sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña núm. 4056/2023, de 26 de junio, entendía que, al tener la empresa la obligación de registrar la jornada, y en concreto las horas extraordinarias, no podía beneficiarse de su incumplimiento, por lo que procedía desplazarle la carga de acreditar la jornada efectivamente realizada y, en su defecto, llegar a tener por acreditadas las horas extraordinarias reclamadas.
Por el contrario, existía otra parte de la doctrina judicial española que se mostraba más cautelosa y rechazaba una presunción automática, exigiendo al menos un relato coherente y ciertos indicios por parte de la persona trabajadora sobre la realización de las horas extraordinarias.
Esta dualidad de respuestas evidenciaba una auténtica controversia interpretativa que dependía de las circunstancias del caso y del tribunal que enjuiciara el asunto.
La doctrina actual del Tribunal Supremo: controversia resuelta
La reciente sentencia del Tribunal Supremo 372/2026, de 15 de abril, ha venido a resolver esta discusión. Para ello, el Alto Tribunal distingue entre dos escenarios:
– Cuando no existen patrones fijos de horario y se carece de un registro fiable, incumbe a la empresa probar la jornada efectivamente realizada, de modo que, si no lo consigue, puede darse por cierta la versión verosímil de la parte trabajadora.
– En cambio, cuando existe un horario prefijado y estable, la ausencia de registro no se erige por sí sola en prueba del exceso; la persona trabajadora debe aportar indicios razonables de la realización de horas extraordinarias y, a partir de ahí, corresponde a la empresa desvirtuarlos con una prueba suficiente.
Con esta pauta, el Supremo evita una presunción automática a favor de la reclamación y, al mismo tiempo, reconoce que la falta de registro coloca a la empresa en una posición probatoria más débil, cuya superación exige coherencia documental y verificación externa.
Recomendaciones prácticas
En este contexto, conviene subrayar que, incluso en aquellas empresas donde existan patrones fijos y estables de horario, no debe relajarse la obligación de implantar un sistema de registro de jornada que cumpla con los estándares de objetividad y fiabilidad. Que la empresa tenga una organización horaria aparentemente previsible no significa que desaparezca el riesgo de discrepancias sobre el tiempo de trabajo efectivamente realizado, ni que quede atenuado su deber de control.
Precisamente en estos casos, el registro de jornada cumple una función esencial: permite dejar constancia clara tanto de la jornada ordinaria como de cualquier exceso de tiempo trabajado, incluidas las horas extraordinarias. De este modo, el sistema no solo contribuye a ordenar internamente la prestación de servicios, sino que aporta coherencia, trazabilidad y seguridad a la gestión del tiempo de trabajo.
Además, un registro correctamente implantado y utilizado puede adquirir una relevancia probatoria decisiva en caso de conflicto. Si las horas efectivamente realizadas —incluidas las extraordinarias— quedan reflejadas de forma clara, verificable y conforme a reglas internas conocidas, la empresa podrá acreditar con mayor solvencia la realidad de la jornada, desvirtuando reclamaciones infundadas o, en su caso, justificando el correcto tratamiento de las horas extra.
Por ello, la implantación de un sistema riguroso de registro de jornada no debe entenderse como una mera carga formal, sino como una herramienta de prevención y defensa eficaz. Su correcta utilización refuerza la seguridad jurídica de la empresa y reduce significativamente el margen de controversia en materia de tiempo de trabajo.
