La ratificación de firma ante registrador o notario es un procedimiento legal que valida un documento privado, confirmando la identidad del firmante y su voluntad de otorgarlo.
Aporta seguridad jurídica al convertir un documento privado en un instrumento legitimado para su inscripción, requiriendo la identificación oficial del firmante (por medio de su DNI, pasaporte o incluso permiso de conducir, como ha admitido recientemente la Dirección General) y el documento a ratificar.
La finalidad de la ratificación de firma es acreditar la autenticidad de la firma y el consentimiento, garantizando que quien firma es quien dice ser y conoce el contenido del documento.
Es un procedimiento muy sencillo que consiste en que el firmante comparezca ante el registrador, exhibiendo su documento de identidad vigente y firmando delante de él.
La regla general es que los documentos privados no tienen acceso al Registro de la Propiedad. Ni siquiera pueden ser presentados en el Libro Diario, aunque estén protocolizados notarialmente, salvo en los contados supuestos en que pueden tener eficacia registral (art. 420 RH). En la mayoría de los casos en los que se tienen en cuenta, son como complemento del título inscribible.
No obstante, existen en nuestro Derecho ciertos supuestos en los que se permite la inscripción con base en un documento de esta clase, de modo que se le da la consideración de documento principal, como verdadero título inscribible.
Aun en los casos en que se admita la presentación en el Registro de la Propiedad de instancias privadas, estas deberán estar firmadas por el interesado, con firma legitimada notarialmente o ratificada ante el registrador, a efectos de asegurar la identidad del firmante, como dijimos anteriormente.
En materia de anotaciones preventivas se contempla en el art. 166.11 RH: Las anotaciones preventivas se practicarán en la misma forma que las inscripciones, y contendrán las circunstancias determinadas en general para estas, haciendo constar, además, las siguientes: (…) Undécima. Si el documento fuese privado, manifestará, además, el Registrador, que las firmas están legitimadas o que las partes han concurrido a su presencia personalmente o por medio de apoderado, dando fe de que las conoce y de que son auténticas las firmas puestas al pie de la solicitud que le hubieren presentado; y si el Registrador no conociese a los interesados o a sus apoderados, firmarán con ellos la solicitud en que se pida la anotación dos testigos conocidos, que concurrirán al acto y asegurarán la legitimidad de las firmas de aquellos.
En materia de cancelación se prevé expresamente en el artículo 103 de la Ley Hipotecaria: La cancelación de toda inscripción o anotación preventiva contendrá necesariamente las siguientes circunstancias: (…) Cuando se cancele una anotación preventiva en virtud de documento privado, cuyas firmas no se hallen legitimadas, la cancelación expresará la fe de conocimiento por el Registrador, de los que suscriban el documento o de los testigos, en su defecto.
La omisión de cualquiera de estas circunstancias determinará la nulidad del asiento de cancelación.
Y también en el art 193.4 Reglamento Hipotecario: La cancelación extensa se practicará en el libro y folio correspondientes, según su fecha, y contendrá las circunstancias siguientes: (…) Cuarta. Clase del documento en cuya virtud se haga la cancelación y su fecha. Si fuese escritura, nombre y residencia del Notario autorizante; si documento judicial o administrativo, se determinará el Tribunal, Juzgado, Autoridad o funcionario público que la autorice y su residencia, y si solicitud privada, la circunstancia de haberse ratificado los interesados ante el Registrador y fe de conocimiento de éstos o de estar legitimadas las firmas.
Estos supuestos son una excepción a la regla general del art. 3 LH, que consagra el principio de titulación pública, el cual es uno de los principios fundamentales del sistema registral.
Los supuestos de admisión de instancia privada con firma legitimada que se dan con más frecuencia en la práctica registral son los siguientes:
- La inscripción voluntaria de la base gráfica de la finca que puede solicitarse (tanto por vía del art.9 como por vía del 199 LH) mediante instancia privada firmada por el interesado (ya sea el titular registral, ya sea el titular de cualquier derecho real sobre la finca), acompañada de la certificación catastral descriptiva y gráfica vigente al tiempo de practicarse el asiento de presentación (Resolución 3 octubre 2016).
- La cancelación de usufructo vitalicio, mediante la presentación de instancia privada acompañada del certificado de defunción del usufructuario.
- La cancelación de condiciones resolutorias en garantía del precio aplazado, hipotecas, y otras formas de garantías con efectos reales, por caducidad con arreglo al art.82.5 LH (mediante solicitud del titular de cualquier derecho real sobre la finca) o bien, cuando no conste en el Registro la fecha en que debió producirse el pago, con arreglo al párrafo 2º del art.210.8 LH (a instancia de cualquier interesado).
- La manifestación de no haber realizado en la finca actividad potencialmente contaminante, con arreglo al art 98 y 99 de la Ley 7/2022, de 8 de abril de residuos y suelos contaminados para una economía circular, para su constancia por medio de nota marginal en los casos en que no se haya manifestado en la escritura pública.
Esta materia ha sido objeto de numerosa doctrina de la DGSJFP, entre las que podemos destacar la resolución de 12 de julio de 2022, en la cual el Centro Directivo basándose en la resolución de 20 de julio de 2006, establece que la identidad del solicitante ha de acreditarse mediante documento público o instancia privada con firma notarialmente legitimada o ratificada ante el registrador.
Este criterio ha sido confirmado por reiteradas Resoluciones, como las de 8 de enero de 2002, 8 de marzo de 2005, 27 de julio de 2012, 4 de julio de 2013, 10 de mayo de 2018, 4 de septiembre, 25 de octubre y 29 de noviembre de 2019 y 24 de septiembre de 2020.
Actualmente estas modalidades de legitimación de firma están perdiendo importancia por el auge de los sistemas de firma electrónica. Toda esta regulación se contiene en el Reglamento eIDAS, Reglamento (UE) 910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014 que garantiza la equivalencia jurídica entre la firma electrónica cualificada y la firma manuscrita, traspuesto a nuestro ordenamiento por la ley 6/2020, de 11 de noviembre.
La seguridad que aporta la firma electrónica como medio de garantizar la autoría y la integridad del documento es plena. Desde la reforma operada en nuestra legislación hipotecaria por la Ley 11/2023, de 8 de mayo, la Sede Electrónica de los Registradores permite que estos documentos firmados electrónicamente sean presentados en los Registros, dado que se verifica la autenticidad de la firma electrónica, mediante la oportuna consulta al correspondiente prestador de servicios de certificación empleado (por ejemplo, la FNMT). De esta forma, el registrador podrá tramitar el procedimiento registral con plenas garantías y devolverá la documentación, una vez despachada, a su presentante también de forma electrónica, ahorrando molestias y costes a los usuarios del sistema registral.
