Frecuentemente, en la gestión diaria de la prevención de riesgos laborales nos asalta la duda de las documentación que debo tener en la empresa, dónde debo tenerla, etc. Responder sin fisuras a esta cuestión sería objeto de un extenso estudio de toda la legislación que atañe a la prevención de riesgos laborales; por ello, sin pretender realizar un análisis legislativo profundo del tema, es objeto acompañar en estas líneas una serie de comentarios y relación de la documentación preventiva BASICA Y GENERAL, sin entrar a valorar lo específico para cada sector de actividad, de que debe disponer la empresa en sus instalaciones.
La documentación general de que debe disponer el empresario queda recogida en el Art.23 de la Ley 31/95 de Prevención de Riesgos Laborales, concretamente se debe haber elaborado y tener a disposición de la autoridad laboral en el centro de trabajo lo siguiente:
- Plan de Prevención de Riesgos Laborales, conforme a lo previsto en el apartado 1 del artículo 16 de la Ley 31/95.
- Evaluación de Riesgos para la seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo con lo dispuesto en el párrafo a) del apartado 2 del artículo 16 de la citada Ley.
- Planificación de la actividad preventiva conforme al mismo texto legal anterior.
- Medidas de protección y de prevención a adoptar.
- En caso necesario, material de protección que deba utilizarse.
- Resultado de los controles períodicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores.
- Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores previstos en el artículo 22 de la Ley 31/95 y conclusiones obtenidas de los mismos en los términos recogidos en el último párrafo del apartado 4 del citado artículo.
- Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado baja superior a un día.
Además, en el citado Art.23 se puntualizan otra serie de obligaciones al respecto:
- El empresario debe remitir toda esta documentación anterior a la autoridad laboral en el momento de cesación de su actividad.
- De igual modo, se deben comunicar a la autoridad laboral los daños para la salud de sus trabajadores que hubieran ocurrido con motivo del trabajo.
- Asimismo, toda la documentación citada debe estar a disposición de la autoridad sanitaria al objeto de que puedan desarrollar sus funciones de control de actuaciones, implantación de sistemas de información, supervisión de formación, elaboración-divulgación de estudios al efecto, promoción de la salud laboral, vigilancia de condiciones de los centros de trabajo, vigilancia de la salud de los trabajadores (Art.10 Ley 31/95 de Prevención de Riesgos Laborales y Art.21 de la Ley 14/86 General de Sanidad).
Evidentemente, todo lo señalado en este Art.23 no debe entenderse como una relación exhaustiva ni cerrada a otro tipo de actuaciones ni solicitudes de documentación por parte de la autoridad laboral y/o sanitaria. El cumplimiento o no de cualquier tipo de legislación suele demostrarse con documentación, así que es muy frecuente el tener que disponer de documentación, no requerida concretamente, con el fin de responder a requerimientos de la Administración
Además, hay que tener en cuenta varios aspectos:
- El sector de actividad de la empresa puede hacer que existan determinados requerimientos que se traduzcan en la conservación de documentación a disposición para comprobar el ajuste al cumplimiento legal. Un ejemplo pueden ser las períodicas mediciones de polvo para el sector de minería y desarrolladas en la ITC 2585/2007
- La situación concreta de la empresa también puede hacer que haya que documentar determinados aspectos, como puede ser el caso de las mediciones de ruido obligatorias cuando se superan los 90 dB de exposición diaria -según el RD 1316/89- y no que tiene que ir asociado necesariamente al sector de actividad.
- La práctica habitual de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social establece ciertos documentos como básicos y que no están recogidos exactamente en el citado y expuesto Art.23 de la Ley 31/95. Un ejemplo muy claro son los justificantes de haber impartido formación y facilitado información a los trabajadores en base a los riesgos laborales a los que se encuentran expuestos; obviamente, este aspecto no se puede demostrar de otra manera que con justificantes al efecto.
Y seguro que si nos ponemos a profundizar existen otros numerosos aspectos que podemos apuntar llegados a este punto en las presentes líneas.
Por último, resulta fundamental, y es un aspecto que en ocasiones es mejorable, mantener un sistema de archivo (físico e informático) adecuado pues la documentación que genera la aplicación de la prevención de riesgos laborales es amplia y muy diversa. Si la empresa dispone de notable dispersión geográfica, este aspecto cobra mucha importancia y debe ser atendido con precisión.
Auditor Jefe y Director en PREVYCONTROL Entidad Auditora en Sistemas de Gestión PRL